Adobe Signatur rechtswirksam

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PDF-Dokumente, wie beispielsweise Vereinbarungen, m&xFC;ssen heutzutage auf digitalem Wege signiert werden. F&xFC;r Firmen, die die digitale Unterzeichnung ihrer Dokumente vereinfachen und automatisieren m&xF6;chten, erweist sich die L&xF6;sung Acrobat Sign von Adobe als n&xFC;tzlich. Lesen Sie hier, welche Funktionen und Pluspunkte Acrobat Sign bereitstellt und wie Sie die Software in Ihr SAP-System integrieren k&xF6;nnen.

Das Wesentliche im &xDC;berblick

• Adobe Acrobat Sign unterst&xFC;tzt einfache, erweiterte und qualifizierte elektronische Signaturen.
• Die L&xF6;sung ist rechtssicher, revisionsfest und entspricht Standards wie eIDAS & ISO 27001.
• Es sind direkte Integrationen in SAP SuccessFactors und SAP Ariba Contracts realisierbar.
• Es existieren automatisierte Signaturabl&xE4;ufe mit intuitiver Benutzerf&xFC;hrung und vollst&xE4;ndiger Protokolldatei.

Digitale Signatur: Ist das denn rechtswirksam?

Bevor Sie &xFC;ber die Einbindung von Acrobat Sign nachdenken, sollten Sie sich kurz damit auseinandersetzen, welche Art der digitalen Signatur Sie ben&xF6;tigen. Es existieren drei unterschiedliche Varianten der digitalen Signatur mit jeweils abweichender Rechtswirksamkeit.

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die einfache elektronische Signatur (EES) stellt die digitale Unterschrift mit der geringsten Rechtswirksamkeit dar. Sie beinhaltet beispielsweise das Eintragen einer Signatur auf einem Tablet oder das Einscannen und Einf&xFC;gen einer handschriftlichen Signatur in ein PDF-Dokument. Diese Form der Signatur bietet wenig Schutz, da sie problemlos kopiert und die unterzeichnende Person nicht eindeutig identifiziert werden kann. Sie ist lediglich dann g&xFC;ltig, wenn das geltende Recht keine spezifische Form vorschreibt.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bietet eine h&xF6;here Sicherheit als die EES, da sie eine eindeutige Identifizierung der unterzeichnenden Person gestattet. Sie wird unter Zuhilfenahme elektronischer Hilfsmittel erzeugt und ist gegen nachtr&xE4;gliche Ver&xE4;nderungen abgesichert. Eine FES ist besonders geeignet f&xFC;r Vereinbarungen mit gesteigertem rechtlichem Anspruch, wie beispielsweise Arbeits- oder Kaufvertr&xE4;ge.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erf&xFC;llt die h&xF6;chsten Sicherheitsbed&xFC;rfnisse und verf&xFC;gt beinahe &xFC;ber die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie ben&xF6;tigt die Identit&xE4;tspr&xFC;fung durch einen qualifizierten Anbieter, der die Identit&xE4;t des Unterzeichnenden meistens mittels Videoanruf und einem Personalausweis &xFC;berpr&xFC;ft. F&xFC;r die unmissverst&xE4;ndliche Feststellung der Identit&xE4;t der unterzeichnenden Person ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlich. Ausgestellt wird das Zertifikat f&xFC;r eine QES beispielsweise von D-Trust, einem Anbieter, der zum Verbund der Bundesdruckerei geh&xF6;rt. Dar&xFC;ber hinaus gibt es zahlreiche weitere zertifizierte Anbieter.

Adobe Acrobat Sign

Das Einf&xFC;gen einer simplen elektronischen Signatur ist bereits mit der kostenlosen Basisversion des Adobe Acrobat Readers m&xF6;glich. Als Firma k&xF6;nnen Sie so auf einfache Weise ein PDF-Dokument versenden, das die betreffende Person unter Zuhilfenahme des Acrobat Readers mit einer eingescannten Version ihrer Signatur versehen kann.

Soll die Signatur allerdings gehobenen Sicherheitsbed&xFC;rfnissen gen&xFC;gen, k&xF6;nnen Sie Acrobat Sign von Adobe verwenden. Diese L&xF6;sung gestattet das Einholen sowohl von fortgeschrittenen als auch von qualifizierten elektronischen Signaturen.

Das Dokument k&xF6;nnen Sie dabei an das Corporate Design Ihres Unternehmens angleichen. Der Benutzer wird anschlie&xDF;end intuitiv durch den Vorgang der elektronischen Signatur geleitet. Er kann auch, falls erw&xFC;nscht, die Signatur verweigern. Im Anschluss an die elektronische Signatur erh&xE4;lt dieser Benutzer automatisiert eine signierte Version des Dokuments sowie ein Zertifikat &xFC;ber die Rechtsg&xFC;ltigkeit der Signatur. Das unterzeichnete Dokument ist dann nicht mehr ver&xE4;nderbar.

Soll ein Benutzer eine qualifizierte elektronische Signatur leisten, ist dies gleichfalls mit Acrobat Sign realisierbar. In diesem Fall muss er das Zertifikat, das f&xFC;r die Ausstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur notwendig ist, von einem Drittanbieter beziehen. Hierf&xFC;r kooperiert Adobe mit diversen Anbietern, um auch das Unterzeichnen mit einer QES so anwenderfreundlich wie m&xF6;glich zu gestalten.

Die kostenpflichtige Version von Adobe Acrobat, mit der auch fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen realisierbar sind, ist f&xFC;r Unternehmen ab 17 Euro je Lizenz erh&xE4;ltlich.

Acrobat Sign mit SAP

Es existieren einige unmittelbare Integrationen von Adobe Acrobat Sign in SAP. Die zwei wichtigsten sind die Integrationen in SAP SuccessFactors und in Ariba Contracts.

SAP SuccessFactors

Die Integration von Adobe Acrobat Sign in SAP SuccessFactors gestattet es, Dokumente wie Geheimhaltungserkl&xE4;rungen oder Urlaubsantr&xE4;ge direkt aus der SuccessFactors-Oberfl&xE4;che heraus digital und rechtssicher zu unterzeichnen. Hierdurch werden manuelle Unterschriftsprozesse ersetzt, Genehmigungszyklen beschleunigt und s&xE4;mtliche unterschriebenen Dokumente automatisch mit Audit-Trail in SuccessFactors archiviert. Die L&xF6;sung erh&xF6;ht die Effizienz im HR-Bereich, sorgt f&xFC;r eine optimierte Nutzererfahrung und erf&xFC;llt h&xF6;chste Sicherheits- und Compliance-Standards wie ISO 27001 und eIDAS.

SAP Ariba Contracts

Sie k&xF6;nnen Acrobat Sign ebenfalls in SAP Ariba Contracts einbinden. Diese Integration steht in Verbindung mit dem SAP Contract Lifecycle Management. Sie erm&xF6;glicht es, elektronische Signaturen direkt aus Ariba heraus durchzuf&xFC;hren. Hierf&xFC;r muss das Adobe Sign-Konto der unterzeichnenden Person f&xFC;r die Ariba-Integration konfiguriert sein. Die Freigabe f&xFC;r die elektronische Signatur erfolgt anschlie&xDF;end durch den Administrator in Ariba.

Fazit: Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign ist eine professionelle L&xF6;sung f&xFC;r elektronische Signaturen, die sowohl einfache als auch fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen gestattet. Sie offeriert Unternehmen die M&xF6;glichkeit, digitale, sichere und rechtskonforme Signaturen unmittelbar in PDF-Dokumenten oder integriert in SAP-L&xF6;sungen wie SuccessFactors und Ariba Contracts einzubinden. Auf diese Art und Weise lassen sich Prozesse beschleunigen, manuelle Arbeitsschritte eliminieren und die Nutzererfahrung deutlich verbessern. Insbesondere im HR- und Vertragsmanagement stellt Acrobat Sign ein leistungsstarkes Werkzeug zur Digitalisierung sensibler Dokumente dar. Dabei ist die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Standards gew&xE4;hrleistet.

FAQ

Ist eine digitale Unterschrift mit Adobe Acrobat Sign rechtswirksam?

Ja, Adobe Acrobat Sign unterst&xFC;tzt rechtswirksame elektronische Signaturen - einschlie&xDF;lich qualifizierter elektronischer Signaturen (QES), die der handschriftlichen Unterschrift nahezu gleichgestellt sind.

Welche Signaturarten werden von Adobe Acrobat Sign unterst&xFC;tzt?

Adobe Acrobat Sign erm&xF6;glicht einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen, je nach Sicherheits- und Rechtsanforderung.

Kann Adobe Acrobat Sign in SAP integriert werden?

Ja, Adobe Acrobat Sign kann beispielsweise in SAP SuccessFactors f&xFC;r HR-Prozesse und SAP Ariba Contracts f&xFC;r Vertragsmanagement nahtlos integriert werden.

Was geschieht nach der elektronischen Signatur?

Im Anschluss an die Signatur wird das Dokument einschlie&xDF;lich Zertifikat automatisiert archiviert. Es ist dann nicht mehr ver&xE4;nderbar und rechtssicher dokumentiert.

Wer kann mir beim Thema Adobe Acrobat Sign weiterhelfen?

Sollten Sie Unterst&xFC;tzung zum Thema Adobe Acrobat Sign ben&xF6;tigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verf&xFC;gung. Unsere Berater unterst&xFC;tzen Sie dabei, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool f&xFC;r Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespr&xE4;ch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.

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